Muchas veces, cuando hablamos de que tal o cual sector es un mundo, estamos cayendo en el terreno del tópico fácil para llenar folios o minutos de conversación. Muchas veces. Pero en este caso, no es así: la papelería es un mundo en sí, sobre todo si atendemos a la ingente cantidad de productos que pueden meterse en este cajón de sastre.
De esta forma, es muy difícil hablar de la papelería en general, abarcar todo el sector, de forma que, aunque suele dividirse el tema por razones comerciales, también lo haremos para poder hablar con un mínimo de profundidad de parte de una cuestión que, de otra forma, nos ocuparía un libro.
Una vez explicado lo imprescindible del dividir, nos quedamos en la siempre importante parcela de los materiales de oficina. Y como hablar en abstracto puede ser un tanto aburrido, además de poco claro, vamos a echarle un vistazo a unos objetos como los de 20 mil productos, de modo que tengamos un lugar común más o menos tangible para entendernos.
¿Sustituirán las pantallas a los folios?
Dicho esto, y habida cuenta de que los ordenadores y tabletas van, por lo que se está viendo, camino de sustituir a los impresos, ¿sigue siendo tan necesario el material de oficina como lo era hace apenas tres años?
Naturalmente, la función de la pregunta es retórica y puede incluso responderse con otra cuestión: a pesar de que la radio transmite la información más rápido y con una mayor sensación de inmediatez (léase “inmediatez” como ausencia de mediadores), ¿dejaron de ser necesarios los periódicos?
Lo que ocurrió en el ejemplo anterior es que, con el nacimiento de la información radiofónica cada medio ocupó un lugar y desempeñó una función. Exactamente igual que suele ocurrir cada vez que nace un avance tecnológico, ¿o es que la imprenta fue el fin de la escritura a mano?
Cada uno en su lugar
El caso de la papelería y los medios electrónicos no tiene por qué ser diferente. En la oficina ya están conviviendo desde hace tiempo unos y otros. Es cierto que se imprime mucho más de lo necesario; pero no es menos verdad que algunos documentos que deberían convertirse en impresos se quedan en los discos duros. Como probablemente, en tiempos de Gutemberg dejaron de imprimirse determinados manuscritos y pasaron por las planchas otros indignos de sobrevivir a su autor. Es una cuestión de adaptación de dar a cada objeto su uso.
Dicho esto, ¿qué es y qué no es necesario en una empresa en lo que se refiere a la papelería? Obviamente, cada uno sabe qué necesita en su casa, pero pensemos que todo es necesario y todo es prescindible. En otras palabras, necesitamos de casi todo, pero el uso que debemos hacer de ello ha de ser racional. Desarrollamos esta idea:
Consumir con sentido común
Son muchas las empresas cuya subsistencia está pendiente de un hilo y que, sin embargo siguen derrochando de forma absurda ¿Cuántas oficinas imprimen sólo los documentos que necesitan imprimir? ¿Y, cuántas de ellas utilizan las dos caras de un folio si es posible? ¿Y los sobres para la comunicación interna?, ¿es que se quedan inservibles con usarlos una vez? Son sólo ejemplos de lo que queremos decir.
Obviamente, la papelería, los folios, carpetas, bolígrafos, cajas, grapadoras, clips y un etcétera tan largo como queramos siguen siendo necesarios y lo serán, con toda probabilidad, durante muchos años. Pero también lo será, lo es cada día más su uso racional.
Adaptándonos al nuevo
Por lo dicho hasta ahora, podría parecer que se da una especie de guerra entre el material de oficina tradicional y el informático a la hora de optimizar recursos. Y no es así: realmente, estamos, y estaremos durante unos años, en una fase de ajuste: ha llegado un chico nuevo a la ofi que se llama ordenador: es muy rápido y eficiente, de modo que el acomodado folio teme por su puesto, sobre todo después de haber visto lo que le ha pasado a su amiga íntima, la máquina de escribir.
Pero el miedo, como casi siempre en estos casos, es injustificado. Simplemente pasa que el chico nuevo es muy bueno y ha hecho que todos tengan que adaptarse a él. De hecho, el folio ya se va llevando mejor con un compañero que el ordenador traía en su equipo: la impresora. Y, si el bolígrafo, un verdadero veterano, está tranquilo y dice que si sobrevivió a la Olivetti lo del pecé no va a ser diferente, todos deberían estar tranquilos.
Por concluir este escrito (realizado en un ordenador e impreso para su revisión en un folio cuya otra cara hemos usado para un fin similar), no todas las novedades sustituyen a los veteranos en su campo: ambos pueden convivir tras adaptarse a las necesidades específicas que cubren, facilitándonos así mucho la vida. Prueba de ello es que en las papelerías tradicionales ya se venden cartuchos de impresora, pen drives o ratones, por ejemplo.
